Personvern er eit vern om den enkelte brukar og dei personopplysningar som er knytt til denne.  Vernet går ut på at du skal ha kjennskap til kva data som blir lagra og innhenta om deg, i ein kvar samanheng, og til ei kvar tid. Personvern går også på at du som brukar har rett til å bestemme kva personopplysningar som skal innhentast om deg, samt at du har rett til å få personopplysningar som er knytt til deg sletta, utan vidare spørsmål. 

Personvernet er forankra i personopplysningslova, som fylle krava til EU si personvernforordning, GDPR. 

Personopplysningar er alle opplysningar som kan knyttast til deg som enkeltperson. Døme på slike er: 

• namn, adresse, telefonnummer, e-post og fødselsnummer. Eit bilete reknast som ei personopplysning dersom personar kan gjenkjennast.

• Opplysningar om atferdsmønster er og rekna som personopplysningar. Det kan vere i form av sporing av bevegelse, kva butikkar du handlar i, kva varer du handlar og kva tv-seriar du ser på.

Rådmann har hovudansvar for behandling av personopplysingar i Stranda kommune. Kommunalsjef oppvekst og rektor på den enkelte skule har ansvaret for den daglege handtering og behandling av personopplysingar for sine elevar.

Personvernerklæring skule, som beskrive her, følgjer bestemmelsane i lov om behandling av peronsvernopplysingar (personopplysningsloven) av 15.6.2018 nr. 38 med tilhøyrande forskrift. EUs forordning for personvern (GDPR) gjort gjeldande med enkelte nasjonale tilpassingar. 

Formål med behandlinga av dine personopplysingar er å tilby deg offentlege tenestar eller utføre lovpålagte oppgåver, herunder

• å ivareta opplæringa av elevane

• å tilrettelegge for tilpassa opplæring

• å planlegge undervisning

• å vurdere elevarbeid

• å rapportere resultat, orden, åtferd og fråver

• å kommunisere med elevar og føresette

• å ha nødvendig informasjon om utfordringar eleven har, som til dømes diagnose, vedtak, personlege forhold osv. for å møte behovet til eleven.

Kommunen er i tillegg pliktig til å sikre arkivering og bevaring av opplysningar innhenta i forbindelse med formål som nemnd.

For at skulane i Stranda kommune skal kunne registrere og behandle opplysingar om deg må ein ha eit rettsleg grunnlag. Opplæringslova legg føringar for kva plikter ei kommune har. For at ein skal kunne gjennomføre kommunens plikter i tråd med lova, tolkast det slik at kommunen har lovhjemmel til registrering og behandling av nødvendige opplysingar.

• LOV-1998-07-17-61 Lov om grunnskulen og den vidaregåande opplæringa (opplæringsloven)

• LOV-2018-06-15-38 Lov om behandling av personopplysningar (personopplysningsloven)

• LOV-1992-12-04-126 Lov om arkiv (arkivlova)

For det meste er det opplæringslova og arkivlova som gjeld for behandlingar av personopplysningar i Strandaskulen. Det kan vere arkivering av informasjon som karakterar, fråver og vedtak gjennom grunnskuleløpet til ein eleven. Ein kan og nytte opplæringslova som rettsleg grunnlag for å drive undervisning, der ein nyttar verktøy for vurdering, samhandling o.l. med elevar, I det tilfellet kan Google Workspace for Education her vere eit døme. 

Der vi ikkje har slikt grunnlag, vil vi innhente ditt samtykke. Typiske døme på kvar vi vil hente inn samtykke er ved fotografering og publisering av bilete. 

Under vil dei viktigaste elektroniske systema som behandlar personopplysningar i Strandaskulen blir skildra. Dei ulike systema lagrar nødvendig informasjon knytt til formålet for kvart system.

• Administrativt system for oppvekst - Visma Flyt Skole

Systemet er skulane sitt administrative verktøy, her blir elevar med føresette registrert, det er her ein administrerar fråver, fagkarakterar og ordens- og åtferdskarakter. Føresette og tilsette har og tilgang til å legge inn fråver, samtykke og kommunisere i fritekst med skulen via Min Skole - applikasjonen. 

Personopplysningar som blir behandla i systemet er:

• Namn, adresse, personnummer, telefonnummer for elevar og føresette

• Eleven sine fag- og orden/åtferdskarakterar

• Eleven si tilknytning til klasse, gruppe og fag

Desse opplysingane er naudsynte for å gi, og dokumentere opplæringa til den einskilde eleven.

• Saksbehandling- og arkiveringssystem - Acos, WebSak 

Systemet er kommunen sitt saksbehandlingssystem, der ein lagrar arkivverdig informasjon.

Her blir elevmapper lagra, elevmapper kan innehalde:

• Ulike vedtak

• Personlege forhold

• Brev frå/til føresette, eksterne samarbeidspartnarar, og til den einskilde skulen/eleven

• Samtykker som er gitt, evt. trekt tilbake

Desse opplysingane er naudsynte for å gi, og dokumentere opplæringa til den einskilde eleven. Samt stette lovverket opp mot arkivlova.

• Læringsplattform - Google Workspace for Education

Læringsplattformen er her elevane og lærarane utføre det meste av arbeidet sitt knytt til læring og undervisning.

Personopplysningar som blir behandla i systemet er:

• Elevens fornamn, etternamn, e-post, brukarnamn, elevarbeid, undervegsvurderingar, IP-adresse 

For meir informasjon om Google, sjå forlenging av personvernerklæring nedst.  

• PPT sitt administrasjonssystem - Visma Flyt PPT

PPT sitt fagsystem, blir nytta til forsvarleg sakshandsaming av saker knytt til barn/elevar i oppvekstsektoren. 

Personopplysningar som blir behandla i systemet er: 

• Namn, adresse, personnummer, telefonnummer for elevar og føresette

• Vurdering og behandlingar av barn/elev knytt til PPT 

• Pedagogiske læringsressursar

Det nyttast ulike pedagogiske digitale ressursar i oppvekstsektoren, det varierer frå ressurs til ressurs kva type personopplysningar som blir behandla. Dei mest vanlege personopplysningane som blir behandla er:

• Elevens fornamn, etternamn, e-post, brukarnamn, elevarbeid og undervegsvurdering.

Det er viktig å merke seg at det ikkje er alle digitale ressursar som behandlar alle personopplysingane som er nemnd i punktet over. 

I tillegg til alle punkt over har alle elevar si eiga maskin (chromebook), der er det eit antall applikasjonar tilgjengeleg for elevar. Maskinene er kommunal eigendom, som er nedlåst slik at uvedkomande ikkje kan logge seg på, samt er informasjon knytt til applikasjonar og arbeid som blir gjort på maskina lagra i skyløysinga til Google. 

Elevar med dysleksi og spesialundervisning kan ha digitale verktøy som andre elevar ikkje har, der blir det og lagra informasjon knytt til den enkelte brukar/elev. Døme på digitale verktøy knytt til spesialundervisning er Lingdys, Lydhør og Maneno. I enkelte samanhengar kan det vere naudsynt å innhente samtykke for bruk av spesialpedagogiske verktøy, det bil de som føresette få informasjon om. 

I skulekvardagen blir noko informasjon lagra på papir, der gjeldande dokument blir lagra på forsvarleg måte. Døme på desse dokumenta er deltakelse på gudsteneste, diverse turskriv (leirskule og avslutningstur), aktivitetsdagar. 

Personopplysingane som behandlast av Strandaskulen kan kome frå elevane sjølv, føresette, pårørande, det sentrale folkeregisteret, andre offentlege instansar og relevante fagsystem. som t.d. Visma Flyt Skule.

Stranda kommune og skulane har plikt og rett til å skaffe alle nødvendige opplysningar knytt til elevar og føresette.  Dei aller fleste opplysningane vi har om elevar og føresette er nødvendige for at Strandaskulen skal kunne ivareta våre lovpålagte tenestar. 

Samtykke til tilleggsinformasjon er i nokre samanhengar nødvendig. Men det er frivillig å gi samtykke i dei enkelte tilfella. Samtykket gjeld frå den datoen det registrerast. Du har rett til å endre eller trekke dine samtykker tilbake. Endring og tilbaketrekking gjeld frå den datoen det blir registrert.

Elevane sine personopplysingar/data blir lagra i skulen og kommunen sine administrative system så lenge dei er elevar ved skulen eller er elev i kommunen. Ved flytting mellom to skular innad i kommunen vil elevmapper flyttast i systemet. Og det blir fulgt rutiner for kva opplysningar i elevmappa som skal følgje eleven vidare frå barneskulen til ungdomsskulen.

Når ein ikkje er elev i Stranda kommune lenger blir arkivverdig (les arkivlova) data lagra i kommunen sitt elektroniske arkiv. Arkivtenesta er levert av  IKAMR. 

Når ein elev går over til VGS blir det overført personopplysningar til VIGO IKS (fylkeskommunen) i forkant av søknadsprosessen. Overføringa inneheld personopplysningar som: 

• Kontaktinformasjon

• Sluttvurdering frå grunnskulen

• Opplysningar som føresette og elev har gitt samtykke om mtp. søknad på særskild grunnlag

Skulen kan i enkelte tilfelle ha plikt til å samarbeide med andre, der ein må utveksle opplysningar i tråd med reglane til tausheitsplikt. Til dømes barneverntenesta og sosialtenesta, samt plikt til samarbeid i arbeidet med IP (individuell plan).

• Innsyn: Du har rett til å be om å få sjå kva som er lagra om deg som foresatt og dine barn som elevar.

• Retting av informasjon: Om du etter innsyn har sett opplysingar som er objektivt uriktig, kan du be om å få det retta.

• Sletting av informasjon: Alle elevmapper lagrast i arkivsystemet til kommunen etter at eleven har slutta i Strandaskulen. Du har ikkje rett til å få sletta opplysingar som kan vere viktige for seinare behandlingar til dømes klage på skulegong. Du kan ha rett til å få sletta opplysingar som ikkje er arkivverdige, til dømes opplysingar frå barnetrinnet som ikkje lenger var relevante på ungdomstrinnet.

• Begrensa behandling: Du kan kreve midlertidig stopp i behandling av opplysingar om du meinar at opplysingane Strandaskulen sitt på er unøyaktige eller at vi ikkje har grunnlag for å behandle opplysingane. Vi vil då undersøke innsigelsane dine før opplysingane behandlast vidare.

• Dataportabilitet: Du kan be om å få utlevert alle opplysingar du sjølv aktivt har gitt oss om deg som foresatt eller om ditt barn som elev i Strandaskulen. Det gjeld opplysingar du har gitt samtykke til. Det vil og gjeld dersom du ønskjer desse opplysingane sendt vidare til ny skule dersom de flyttar.

• Protestere mot bruk av opplysingar: I heilt spesielle tilfelle kan det hende du ønske å protestere mot bruk av personopplysingar. Det vil gjeld dersom vi nyttar opplysingar som ikkje er nødvendige eller at vi ikkje har ditt samtykke. Retten gjeld ikkje om vi har tungtvegande grunnar som går foran din protest.

• Ved å melde ei innsynsbegjering, har du rett på svar eller respons om saka di innan 30 dagar. Om du ikkje har fått svar frå kommunen innan fristen vil vi be deg om å kontakte servicekontoret på post@stranda.kommune.no 

• Om saka di ikkje føre fram, og du meinar at vi har behandla saka feil har du rett til å klage inn saka til Datatilsynet. Les meir om dine rettigheiter på Datatilsynet sine sider.

Gjennom kjernetenestane til Google Workspace for Education blir elevane ikkje utsett for annonser i det heile, det blir heller ikkje samla inn data for å skape markedsføringsprofilar. Det vil seie at elevane ikkje får annonser i søkeresultat i chrome, ein får heller ikkje opp annonser i tenestane under:

• Rekneark

• Dokumenter

• Presentasjoner

• Skjema

• Google nettstadar

• G-mail

• Google meet

• Classroom

• Google oppgaver

• Google grupper

• Google disk

• Adminkonsoll i Google

• Jamboard

I skulane i Stranda kommune nyttar vi mykje av dei same verktøya og programvara, difor kan du vere trygg på at behandling av personopplysningar er tilnærma likt mellom skulane. Type personopplysningar som blir/kan bli behandla er:

• Google Workspace for Education er skulen sin pedagogiske læringsplattform. Type personopplysningar og anna informasjon som kan bli behandla er:

  • e-post og namn, men det er og avhengig av kva eleven sjølv legg inn av personopplysningar. Eleven står fritt til å legge inn telefonnummer, sekundær e-post, adresse. Sistnemnte er ikkje noko skulen aktivt ber elevane legge inn. 

  • Anna informasjon som blir behandla er/kan vere:

    • informasjon om dataenhet sin modell, operativsystem-versjon, mobilt nettverk om det er i bruk

    • informasjon om logg, der dei kan lagre detaljar rundt bruk av tenestar innad i Google, samt IP-adresse

    • informasjon rundt lokasjon ift. IP-adresse. GPS-lokalisering er ikkje relevant ettersom det ikkje er GPS-sensor i chromebooken

    • informasjon rundt appane sitt versjonnummer

    • cookies og liknande nettleserdata. Blir brukt til å lagre brukarønske til bestemte nettstadar t.d. personverninnstillingar eller språk til ein nettstad

• Her kan du enkelt få tilgang til dine personverninnstillingar, der du kan få innsyn i, samt eksportere data som er lagra gjennom Google sine tenestar. 

Det er den enkelte elev/brukar som er ansvarleg for kva ein nyttar sin Googlekonto til. Ein må sjå på denne kontoen som ei utviding av det som skjer i klasserommet, dermed  vil orden- og åtferdreglementet også gjelde her. Ver vennleg å gå gjennom orden- og åtferdsreglementet for å vite kva som gjeld for deg som elev. 

All data som lagrast gjennom din Google-brukar er det du og skulen/kommunen som eig. Men det er du som står som hovudeigar. Ettersom Google sine tenestar er skybaserte vil ikkje dine data lagrast lokalt, men i datasenter lokalisert i Europa, som Google administrerar i tråd med GDPR. Kommunen kan styre inntil ein viss grad kva data som skal samlast inn frå den enkelte brukar. 

All data er til ei kvar tid kryptert, med andre ord ikkje lesbare for utanforståande. 

Google har forplikta seg til fleire standardar som skal påsjå at personvern blir ivareteke mtp. dagens lover og krav. Google har og databehandlaravtale med Stranda kommune der det er nedsett kva slags opplysningar som kan innhentast/lagrast, og kva som skal skje med opplysningane i etterkant, som t.d. når ein elev ikkje er elev lenger. 

Med tanke på Google, så har dei eigne retningsliner for når brukardata blir sletta, som er 180 dagar. Mens kommunen sine retningsliner er å deaktivere/fjerne  brukarar når det ikkje lenger er formålsteneleg å lagre data. Til dømes når ein elev ikkje er elev i Stranda kommune lenger.